Faire appel à un prestataire de rédaction

L’externalisation de la retranscription de vos réunions ou entretiens pose questions ? Voici les réponses à vos principales interrogations.

Secrétaire de CE, ai-je le droit de recourir à un prestataire externe pour la rédaction de mes PV ?

Oui, la rédaction du PV de CE peut être confiée à un prestataire externe. Selon l’article R2325-3 du code du travail, les délibérations du comité d’entreprise sont consignées dans un procès-verbal établi par le secrétaire du comité et communiqué au chef d’entreprise ainsi qu’aux membres du CE. Si la rédaction du procès-verbal incombe au secrétaire du CE, celui-ci est néanmoins légalement autorisé à se faire assister par un tiers extérieur (prestataire de rédaction, rédacteur indépendant, etc.).

Quelle est la procédure à suivre ?

Le secrétaire du CE doit soumettre cette proposition au vote de l’instance et obtenir un avis favorable à la majorité des votants. Seuls les élus titulaires prennent part au vote ou, en cas d’absence, leurs suppléants. Les suppléants ne sont pas autorisés à voter si les membres titulaires sont présents, comme pour les autres votes du CE. Selon l’usage, le Président du CE ne prend pas non plus part au vote dans la mesure où le CE procède à un vote sur l’utilisation de son propre budget de fonctionnement. Bien sûr, tous les membres, y compris le Président, peuvent donner leur avis sur le projet d’externalisation du PV de CE.

Qui paie en cas d’externalisation du PV de CE ?

Légalement, le coût lié à la rédaction du PV de CE par une société prestataire doit être imputé sur le budget de fonctionnement du CE. En conséquence, le Président de l’instance ne peut pas intervenir sur le choix du prestataire, le contenu du contrat ou le coût de la prestation. Néanmoins, bien sûr, la Direction peut décider de prendre en charge les prestations de rédaction du compte rendu de CE. Dans ce cas, il faut savoir que même si la Direction prend en charge financièrement cette prestation, le secrétaire du CE reste légalement responsable du contenu et de la diffusion du PV de CE.

Quelles conditions légales doivent être remplies pour enregistrer une réunion de CE ?

Un simple vote de la majorité des élus du CE est nécessaire pour ce faire.

En cas de litige, qui est responsable du contenu du procès-verbal ?

Même si un prestataire externe est chargé de la rédaction du procès-verbal de CE, le secrétaire permanent ou de séance reste le seul responsable du contenu et de la diffusion du PV de CE.

C’est la raison pour laquelle CODEXA écrit systématiquement en dernière page de ses documents : « N.B. : Ce procès-verbal a été rédigé par la société Codexa (www.codexa.fr), puis vérifié et complété par les membres de l’instance sous la responsabilité du Secrétaire de l’instance. »

Mon assistante peut très bien rédiger les comptes rendus de réunion. Quel est l’intérêt d’externaliser la rédaction du procès-verbal ?

Pour décharger votre assistante d’une tâche très chronophage, en confiant cette tâche à un professionnel dont la rédaction est le métier principal.

Votre assistante peut alors se focaliser sur des tâches opérationnelles à plus grande valeur ajoutée pour elle et pour votre société.

Comment un rédacteur peut-il rédiger sans prendre parti, surtout vis-à-vis du signataire du contrat ?

La mission du rédacteur est de retranscrire fidèlement les propos tenus en réunion, que ce soit sous forme de compte rendu ou de synthèse. Nous avons une règle de neutralité que nous observons strictement et que nous rappelons au moment de la signature du contrat.

Comment une synthèse peut-elle retracer fidèlement les propos tenus durant une réunion ?

Tout d’abord, la synthèse emploie des formules écrites plus efficaces, car celles-ci ne reprennent pas les marques orales du discours (hésitations, apartés, tics verbaux, répétitions, etc.) superflues à l’écrit.

Pour ce qui est du travail de synthèse proprement dit, le rédacteur regroupe les idées en des formules plus efficaces, en un français soutenu, plus adapté à l’écrit. La réorganisation des idées permet également de reprendre les mêmes notions, tout en les présentant sous une forme plus concise. Le rédacteur peut également reprendre les exemples les plus marquants en cas d’énumération et hiérarchiser les idées.

En s’attachant à transcrire les idées principales et l’articulation logique qui les relie, une synthèse permet une rédaction bien plus concise que ne l’aurait été une transcription in extenso du discours original, tout en restant fidèle sur le fond aux idées exprimées.