Modèles de comptes

Parce que vous savez combien un compte rendu est indispensable pour réussir une réunion, vous souhaitez rédiger celui de votre prochaine session. Vous avez une idée de la manière de reprendre les informations capitales en séance, mais ne savez pas comment présenter le document pour qu’il soit clair, simple et complet à la fois ?

Pour vous aider, nous vous proposons deux modèles.

Nous allons tout d’abord vous présenter les éléments qui doivent apparaître dans tout bon compte rendu. Certaines informations ne vous concerneront peut-être pas ou il en manquera sûrement. Ce n’est pas un problème : nous vous proposons deux trames à adopter, mais surtout… à adapter selon vos besoins !

Direct nominatif

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Page de garde

Sur la page de garde, faites apparaître le type de réunions concerné : comité d’entreprise, commission économique, réunion des parents d’élèves…

Précisez la date de la réunion.

Listez ensuite toutes les personnes présentes en séance. Les deux exemples que nous vous proposons se fondent sur une réunion d’entreprise qui regroupe Direction et représentants du personnel. Si votre instance rassemble plusieurs collèges, vous pouvez faire apparaître ce classement. De même, si les personnes invitées sont toujours les mêmes, vous pouvez signaler les absents. Cela permet à votre lecteur de se rendre compte du taux de présence lors de la session, mais aussi, avec ce fonctionnement, vous n’avez pas à retranscrire à chaque fois le nom des participants : vous vous contentez de couper et coller leurs noms, et évitez ainsi toute erreur de frappe.

Ordre du jour

En page 2, se trouve un sommaire dynamique qui reprend tous les titres Word présents dans votre document. Cette table des matières permet d’un coup d’œil de consulter les points évoqués en séance et de s’y reporter.

Créer et actualiser une table des matières automatique sur Word

Corps du texte

À partir de la page 3, commence votre compte rendu.

Autour des propos de chacun, que vous les repreniez de manière exhaustive ou synthétique, nominative ou anonyme, il existe un certain formalisme, si ce n’est à respecter, du moins à connaître.

Horaires

Encadrez le contenu de votre compte rendu des mentions en italique d’ouverture et de clôture de la séance.

La séance est ouverte à [heure].

Elles permettent à votre lecteur de savoir où commence et où s’arrête le compte rendu. Précisez les heures, afin de se rendre compte de la densité des échanges et du niveau de retraitement adopté. En effet, deux paragraphes comptant le même nombre de mots ne seront pas lus de la même manière si le format est exhaustif ou synthétique.

Indiquez également les suspensions et pauses, avec les horaires.

Points et sous-points de l’ordre du jour

Si votre réunion suit un ordre du jour adressé aux participants avant la réunion, repartez des points et sous-points de celui-ci pour structurer votre compte rendu. Cette architecture permettra aux absents de consulter directement les points qui les intéressent.

Si un point n’est pas traité, faites néanmoins apparaître son intitulé. Sous le titre, signalez en italique qu’il n’a pas été traité et pourquoi (reporté, non traité, hors compte rendu).

Nom des intervenants

Dans les deux modèles que nous vous offrons, nous vous proposons la mise en forme la plus commune pour présenter un document au style direct et au style indirect.

Selon vos besoins, vous pouvez anonymiser le compte rendu en remplaçant le prénom et le nom par la fonction de chaque intervenant. Vous n’êtes pas non plus obligé de faire apparaître le prénom. Si la fonction est capitale pour la compréhension du compte rendu, vous pouvez aussi la préciser après le nom du participant à chaque intervention :

Mme Martine Delia (DRH)

Signature

Selon la nature de votre réunion, une signature peut être nécessaire pour préciser qui est l’auteur du compte rendu ou qui a approuvé son contenu – ce qui peut éviter toute contestation ultérieure.

Conclusion

Comme vous avez pu le voir, il est préférable de présenter uniquement les éléments indispensables à la bonne compréhension de la réunion et de ce qui s’y joue. En effet, le document doit être parfaitement appréhendé et ne laisser aucun doute aux personnes présentes, mais surtout à celles qui devront s’y reporter ultérieurement.

Limitez donc au minimum les éléments à la marge : la présentation ne doit pas prendre le pas sur le fond, au risque de perturber la compréhension de vos lecteurs. Or un bon compte rendu est un compte rendu qui se comprend à la première lecture.