4 bonnes raisons de remplacer l’entretien annuel par un trimestriel

Élisabeth est manager d’une petite équipe dans une PME. Tous les ans, en début d’année, elle consacre plusieurs jours à enchaîner les entretiens annuels professionnels (EAP) de ses collaborateurs. Elle prévoit une heure pour chaque salarié, mais elle se retrouve souvent à dépasser le cadre. L’année a été longue. Souvent, chercher une solution 9 mois après qu’un problème s’est posé paraît absurde. Alors Élisabeth se trouve contrainte de promettre de faire mieux l’année suivante.

À moins qu’Élisabeth change de système.

Bien que l’entretien annuel soit largement adopté par les entreprises françaises, toutes tailles confondues, la loi n’impose pas cet exercice. Élisabeth peut donc tout à fait passer d’un rythme annuel à une fréquence trimestrielle. Mais pourquoi ferait-elle cela me direz-vous ? Voici 4 bonnes raisons.

1.      Pour s’adapter au marché

Le monde va vite. C’est aussi vrai pour le monde professionnel. Une tendance en début d’année peut être contredite, voire jugée aberrante, 6 mois plus tard.

Un cadre annuel rigidifie la structure de la société. Or celle-ci se doit d’être réactive et flexible pour faire face à la réalité du marché.

Un rendez-vous trimestriel paraît plus adapté. Il est suffisamment long pour mettre en place des actions et les évaluer. Il est assez court pour rectifier le tir si le contexte change ou si les objectifs deviennent inatteignables.

Lors de ces entretiens, les priorités peuvent être confirmées, infirmées ou adaptées. Cette fréquence rassure le collaborateur sur la marche à suivre et le manager sur l’avancée du ou des projets.

2.      Pour améliorer le bien-être en entreprise : communication, considération et motivation

L’entretien annuel est le moment de faire le bilan, des points à améliorer, mais également des éléments positifs. Dans ce cadre, le collaborateur se sent mis en valeur, lui et son travail.

Lors de ces rendez-vous, le supérieur pense à évoquer les points positifs. Au quotidien, pris dans l’opérationnel, il ne prend pas forcément le temps de dire ce qui va. Augmenter la fréquence des entretiens permet d’échanger plus régulièrement et de prendre le temps d’évoquer le positif. Le salarié se sent alors considéré et remotivé tout au long de l’année.

3.      Pour remettre en question ses pratiques

Nous avons tendance à avoir le nez dans le guidon et à refaire toujours la même chose, comme on nous l’a enseigné et comme on l’apprendra au prochain venu. Or un point régulier permet de faire une pause dans son travail, de réfléchir à ce qu’on a fait, d’évaluer ce qu’il reste à faire et de penser à la manière de le réaliser. Ce cadre est donc idéal pour interroger ses propres pratiques et évaluer leur pertinence.

Ce point est d’autant plus important qu’une organisation a souvent été bâtie pour une équipe et des personnes spécifiques, puis imposée avec le temps à de nouveaux entrants, sans savoir si c’était ce qui leur correspondait le plus. Or ce qui valait pour un salarié parti ne vaut pas forcément pour un nouveau venu. Ce rendez-vous permet d’évaluer la dynamique d’un groupe tout au long de l’année.

4.      Pour remettre le travail au cœur de la discussion

Les entretiens annuels sont souvent parasités par une chose : l’éventuelle augmentation. Le discours de chacun se construit autour de ce point, alors même que son octroi dépend avant tout de l’enveloppe disponible. Face à ce sujet, tous les autres passent au second plan, le collaborateur ne souhaitant et ne retenant in fine qu’une chose : savoir s’il va être augmenté et, si oui, de combien.

Dans le cadre d’entretiens trimestriels, comme la rémunération n’est pas évoquée, la conversation porte uniquement sur ce qui est important pour le salarié et l’employeur : le travail au quotidien. Résultat : les vraies problématiques sont évoquées, avec pour seul enjeu de réaliser son travail du mieux possible.

En somme

Pour l’année à venir, Élisabeth a donc intérêt à faire correspondre le rythme des entretiens individuels avec celui de son activité. En fixant ce rendez-vous trimestriel, elle pourra :

  • régler les problèmes avant qu’ils s’enlisent
  • améliorer la communication au sein de son entreprise
  • conduire ses équipes à réfléchir plus régulièrement sur leurs méthodes de travail
  • parler travail avant administratif et rémunération.

Élisabeth se dit sûrement qu’organiser une réunion par an, c’est compliqué, alors quatre, c’est insurmontable. Non, la durée de chaque rendez-vous est bien inférieure à celle d’un entretien annuel. Les mêmes sujets seront abordés, mais à des moments plus opportuns. Au lieu de discuter de ce qu’il aurait fallu faire, elle et son collaborateur réfléchiront aux actions à mettre en place et pourront ensuite les évaluer ensemble.

Pour finir de la convaincre, on peut lui dire que cette merveilleuse idée a été adoptée par General Electric et Microsoft.

Bien sûr, comme pour tous les entretiens annuels, pour garantir la pertinence de son rendez-vous trimestriel, Élisabeth doit en établir un compte rendu. Celui-ci lui permettra d’acter :

  • ce qui a été fait : satisfactions et obstacles
  • ce qu’il reste à faire
  • les moyens à mettre à disposition, le cas échéant.

Le compte rendu se présentera comme un cahier de bord, qui fixera le cap des 3 mois à venir et constituera la base de la discussion de l’entretien trimestriel suivant.

Comment faire un compte rendu d’entretien ?

 

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