Des PV diffusés dans les temps

 À propos du client

Le client est une régie de traitement des déchets du sud de la région francilienne. Elle valorise et traite les déchets ménagers de 10 communes.

Son Conseil d’administration (CA) est composé d’une vingtaine de membres.

 Problématique

Après le départ de sa collègue chargée de la rédaction des procès-verbaux (PV) du Conseil d’administration, la secrétaire administrative technique en charge du CA a récupéré ses fonctions.

Cependant, la rédaction des comptes rendus demandait tant de temps qu’elle éprouvait des difficultés à diffuser les PV dans les délais et à se charger de ses autres tâches.

 Solution

 Compte rendu clé en main

Son conseiller commercial lui a proposé une prestation correspondant aux PV que son ancienne collègue rédigeait : 4 pages par heure de réunion, avec identification des intervenants.

Simplicité de fonctionnement

Après la séance, la secrétaire administrative dépose sur son extranet sécurisé les enregistrements et tous les documents supports qu’elle juge utiles à la bonne compréhension du CA. Sous quelques jours, elle reçoit son PV dans sa boîte mail.

Aides à la relecture

Quand un intervenant ou un terme n’est pas identifié, ou bien qu’un passage manque de précision, son rédacteur surligne le ou les mots concernés pour attirer son attention sur les passages nécessitant son expertise.

« Nous charger de la rédaction des PV du CA nous prendrait beaucoup de temps. Grâce à Codexa, nous pouvons le consacrer à d’autres tâches ou projets plus contraignants. »

Résultat

 Du temps retrouvé

Externaliser la rédaction des comptes rendus a permis à la secrétaire administrative de :

  • consacrer son temps à des tâches plus essentielles pour l’entreprise
  • diffuser les PV de CA dans les temps, avant la séance suivante.

Malgré la complexité des sujets abordés, les rares corrections qu’elle apporte concernent des noms ou des sigles mal orthographiés. Toutefois, ils sont généralement signalés par son rédacteur.

Quelques corrections sont également effectuées à la marge pour éclaircir des propos tenus en séance.

Un outil simple

Même si elle regrette de devoir prévenir la Production avant de déposer ses enregistrements, elle trouve l’extranet Codexa simple d’utilisation et pratique.

Elle peut sans problème y déposer tous ses enregistrements et documents supports, même les plus lourds.

Qu’elle se rassure, Codexa travaille à l’amélioration de son extranet clients, afin de rendre encore plus simple et rapide l’échange d’informations et de documents avec ses clients.

Envie de diffuser vos PV dans les temps et sans effort ?

Ou appelez-nous
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