Des PV de CE fidèles et approuvés sans contestation

 À propos de L’hôpital privé Paul d’Égine

L’hôpital privé Paul d’Égine est un établissement de soins pluridisciplinaire.

Son comité d’entreprise (CE) est composé de 4 élus. Il propose des activités socioculturelles à ses 250 salariés.

Problématique

Pour une réunion de 1 h à 1 h 30, le secrétaire du CE, Franck Biscove, passait plus de 2 h pour écrire son procès-verbal (PV).

Il s’en occupait sur ses heures de délégation, et parfois sur son temps de travail. Ça lui laissait peu de temps pour gérer le CE.

De plus, ses PV, établis uniquement sur la base de ses notes, faisaient l’objet de contestations de la part de sa Direction. Celle-ci estimait que certains passages étaient erronés ou n’avaient pas été dits en séance.

Solution

 Compte rendu clé en main

Le format des PV a été analysé par son conseiller commercial qui lui a proposé une prestation adaptée à son besoin : 2 pages par heure de réunion, non nominatif (distinction élus/Direction).

Enregistrement des réunions

Comme la loi l’y autorise (art. D. 2325-3-2 du décret du 12 avril 2016), le secrétaire enregistre les séances du CE avec le matériel audio prêté par Codexa.

Simplicité de fonctionnement

À l’issue de la séance, le secrétaire dépose sur son extranet sécurisé les enregistrements, l’ordre du jour et la liste des présents. Sous quelques jours, son PV est directement envoyé aux élus et au président du CE.

« Je ne me vois pas revenir à un autre fonctionnement. Et dès que je le peux, quand je croise des collègues d’autres hôpitaux, je leur conseille de recourir à vos services. »

Résultat

Selon Franck Biscove, la mise en place de la prestation et l’utilisation du matériel sont simples.

Aujourd’hui, les PV lui demandent seulement quelques minutes. Les tâches qui lui restent consistent à corriger les rares imprécisions qui peuvent subsister quand une intervention est approximative sur l’enregistrement, par exemple.

Il a depuis retrouvé du temps pour gérer le CE.

Ne plus avoir à prendre de notes en séance lui permet de se focaliser activement sur les débats.

La Direction, sceptique au départ, se déclare maintenant très contente des prestations et des retranscriptions.

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